买一个贸易管理软件，最好是正版付费的，软件公司提供培训，负责教会使用，也有免费的，但公司业务人员多的话，有些人不会用就没办法统一管理。你提的问题是软件其中的一项管理程序，就是邮件管理，它还有文件管理、订单管理、客户跟踪、样品管理、采购管理等等。